Gerenciamento de Projetos SAP

Experiência em projetos similares, ajuda muito

Gerenciar projetos SAP não é tarefa fácil, especialmente porque o ERP e seus sistemas periféricos controlam os principais processos de negócio das grandes empresas. Qualquer tipo de transformação em sistemas SAP – independente de se tratar de uma atualização, upgrade ou migração - é cercada de muita atenção do Cliente em função do impacto que pode causar. Por essa razão, é importante que o Gerente de Projetos (PM) responsável pela transformação desses sistemas, seja um profissional experiente e com boa vivência em projetos similares. A experiência vai ajudá-lo a lidar com os desafios e pressões; e a vivência será importante para garantir a confiança do Cliente e da equipe, e principalmente o resultado da sua própria condução do projeto.

Existe um ‘clichê’ em gerência de projetos que diz que um PM experiente é capaz de gerenciar bem qualquer tipo de projeto, por mais distintos que possam ser seus escopos. Essa afirmação não chega a estar errada... mas tenha em mente que o esforço que um PM da área de TI precisa fazer para gerenciar adequadamente a construção de um viaduto, será naturalmente muito maior do que um profissional acostumado com projetos de construção civil. Esse parece ser um exemplo óbvio mas, guardadas as devidas proporções, mesmo dentro da área de TI os profissionais acabam se especializando em diferentes disciplinas (datacenter, networking, segurança, BUR, disaster recovery, ...) e o raciocínio é semelhante.

Conhecer as soluções SAP envolvidas no projeto, permitirá ao PM fazer um planejamento melhor e mais detalhado, conversando de forma mais objetiva os assuntos do projeto com o Cliente e com sua equipe. Entender como essas soluções endereçam as necessidades de negócio, melhora a compreensão das prioridades dos Clientes e a qualidade das suas decisões. Conhecer bem uma rotina de trabalho, permite saber aonde normalmente os problemas aparecem, agindo proativamente na mitigação dos riscos, e respondendo rapidamente às adversidades com alternativas já conhecidas de outros projetos. Enfim, conhecer o assunto, as possíveis soluções, ferramentas, estratégias, e os benefícios e desvantagens de cada alternativa, sem dúvida coloca o PM em uma posição de vantagem para entregar o escopo no prazo, e com budget e qualidade esperados.

O que descrevemos a seguir não invalida, mas complementa as boas práticas de gestão de projetos publicadas pelo PMI e outras entidades que tratam dessa matéria. Nosso objetivo é trazer um pouco de ‘prática’ à comunidade de gerentes de projeto, e reforçar alguns pontos críticos, especialmente em projetos que possuem um nível de complexidade alto, como é o caso das mudanças / transformações em sistemas SAP.

Comunicação

Vamos aos fatos... Estudos mostram que o fracasso dos projetos, na maior parte das vezes tem relação com uma comunicação ineficiente. Portanto, não é à toa que a comunicação está no topo da nossa lista, e tem forte relação com todos os demais tópicos a seguir. Não estamos falando de plano de projeto, atas de reunião e outros artefatos óbvios e obrigatórios. Trata-se da comunicação no sentido mais amplo que ela possa ter. Faça-se presente, não gerencie projetos de dentro do escritório... circule no Cliente, interaja com as pessoas, troque idéias, utilize ambientes menos formais para conversar e entender o que motiva cada integrante do projeto, esteja atento à linguagem corporal, conheça as agendas ocultas... Enfim, comunicação não é só linguagem escrita... é também verbal e principalmente não verbal!

Satisfação e Expectativa

A satisfação final do Cliente está intimamente ligada à expectativa dele em relação ao que será entregue, e como será entregue. Portanto, utilize a fase de planejamento do projeto para definir e comunicar claramente o escopo e todo processo de trabalho que será desenvolvido. Esse trabalho já começa no primeiro momento em que você se reúne com o Cliente: a Reunião de Kickoff. É quase certo que a maioria dos participantes do kickoff não foi envolvida no processo de negociação do projeto, então coloque todos ‘na mesma página’ em relação ao escopo e (juntamente com sua equipe técnica) tire todas as dúvidas que possam haver sobre “o que” e “como” será entregue. O melhor momento de fazer isso é... o mais cedo possível!

Transparência

Criar empatia com os stakeholders do projeto é fundamental para seu sucesso. Por isso, algumas pessoas tem o hábito de procrastinar atividades indesejadas, especialmente quando elas estão na contramão da satisfação do Cliente. Não se engane... a melhor forma de você ganhar o respeito e a empatia do Cliente, é ser transparente e sincero. Aborde os temas de frente e juntamente com o problema leve algumas alternativas (previamente discutidas com a equipe do projeto) para decidir com o Cliente a estratégia de resposta ao incidente.

Se for necessário, escale! O processo de escalação não pode ser visto como uma coisa negativa, e você já deixou isso claro na Reunião de Kickoff quando falou do plano de comunicação. É uma forma inteligente de pedir ajuda para que uma decisão seja tomada da forma mais assertiva e/ou implementada com prioridade, diminuindo o impacto que o imprevisto pode causar. À medida que o Cliente passar a confiar na sua seriedade e capacidade de reação, o respeito e a confiança naturalmente virão.

Parceria

Não enxergue o Cliente como “alguém” que vai “medir forças” com você durante o projeto. Pelo contrário! O sucesso do projeto só acontece se for sucesso para as duas empresas (fornecedor e cliente). Quanto mais complexo e extenso, maior a possibilidade de surgirem fatos novos ao longo do projeto, e maior o desafio. Então, procure sempre entender a perspectiva do Cliente e encontrar juntos uma saída que seja razoável para ambos.

Antes de determinar que um fato novo trará impactos ao projeto, avalie as oportunidades de otimizar outras tarefas e acomodar essa nova demanda; ou trocar essa nova e importante necessidade por uma parte do escopo que pode ser entregue posteriormente. Enfim, reveja os baselines de tempo e custo com a objetivo de mitigar qualquer impacto, e valide com o Cliente o novo plano. Quando a flexibilidade mútua é um ciclo virtuoso, a relação entre as empresas não termina junto com o projeto.

Teamwork

Esse é um termo bastante ‘batido’, mas o conceito de trabalho em equipe é cada vez mais moderno. O gerente de um projeto não deve se sentir acima do time que ele gerencia. Ele é parte de uma equipe multidisciplinar assim como qualquer outro membro do time. A diferença é que – ao contrário do time técnico – a função do PM é orientar e conduzir as ações de todos aqueles que participam do projeto (não somente do seu próprio time) para que os objetivos sejam atingidos. Então, de alguma forma acaba assumindo um papel de liderança naquele projeto, tão importante quanto o papel de cada um dos integrantes.

Um bom gerente de projeto não negligencia a opinião e a experiência do time com quem trabalha. Além da sustentação técnica, isso traz a energia e o comprometimento necessários no delivery. Ter o respeito do time é fundamental para que o PM seja firme com o cumprimento do planejamento que fizeram em conjunto. Ahhh... e ser firme não é ser autoritário. Tratar as pessoas com respeito e ter uma comunicação serena, é antes de mais nada um sinal de senioridade.

Envolvimento da Gerência Senior

Por fim e não menos importante, certifique-se que você tem acesso aos tomadores de decisão do Cliente. Estabelecer uma comunicação direta com essa(s) pessoa(s) lhe dará mais velocidade e assertividade nas decisões que serão tomadas e implementadas ao longo do delivery.

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